Pada mutasi atau perubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan melalui bagian-bagian pemakai dana yang dikelola oleh seorang administrasi kantor atau sekretaris. Mutasi dana kas kecil karena adanya transaksi-transaksi, antara lain: pembentukan dana kas kecil, penggunaan/pemakaian/pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil.
1. Transaksi yang mengakibatkan
terjadinya mutasi dana kas kecil
Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah
sebagai berikut:
a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah
menurut keputusan kepala bagian keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah
sebagai berikut:
bukti pengeluaran kas yang
dibuat oleh bagian utang.
surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.
Prosedur pembentukan
dana kas kecil, yaitu sebagai berikut:
a. Pihak
yang berwenang, yaitu pimpinan perusahaan/ manager keuangan mengeluarkan surat
keputusan(SK) untuk memberi otorisasi bahwa ada sejumlah dana yang disisipkan
kedalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana kas kecil. Dengan adanya surat
keputusan(SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak 3
lembar. Lembar ke -1 dan ke 3 diserahkan ke bendahara/kasir, lembar ke -2
diarsipkan.
b. Dengan
adanya surat keputusan(SK) pembentukan kas kecil dan bukti kas keluar,
bendahara/kasir mengisi cek dan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang
sebagai otorisasi, yaitu pimpinan/manager. Cek beserta bkk ke -3 dan surat
keputusan(SK) membutuhkan kas kecil kemudian diserahkan kepada pemegang dana
kas kecil, yaitu administrasi kantor, sekretaris yang ditunjuk untuk mengelola
kas kecil dimasing-masing unit kerja/ bagian/ divisi.
c. Pemegang
kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam peti
uang(cash box), dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor. Selanjutnya
administrasi kantor atau sekretaris akan mengeluarkan dana kas kecil tersebut
bila ada pengeluaran-pengeluaran yang harus dibayarkan.
b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui
bagian-bagian pemakai dana, dokumen traksaksi tersebut adalah sebagai berikut:
ü bukti pengeluaran dana kas
kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana
ü bukti-bukti penggunaan dana
seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai
dokumen pendukung.
ü surat permintaan pengeluaran
dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung
c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil adalah diisinya kembali
dana kas kecil dalam satu periode tertentu, misalnya setiap bulan, atau apabila
dana kas kecil yan tersedia sudah menipis. Pengajuan pengisian kembali
dilakukan oleh pemegang kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara atau
kasir dengan melampirkan laporan penggunaan kas kecil serta bukti-bukti
pengeluarannya.
dokumen transaksi:
ü bukti pengeluaran kas yang
dibuat bagian utang.
ü surat permintaan pengisian
kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian
pemegang dana kas kecil
ü bukti pengeluaran kas kecil
sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil
2. Dokumen/bukti pengelolaan dana kas kecil
Setiap transaksi yang
akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat kedalam dokumen yang
digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.
Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian
yang berkaitan dengan mutasi tersebut, agar pertanggungjawaban penggunaan dana
kas kecil lebih jelas.
Dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan dana kas kecil adalah sebagai berikut:
a.
Dokumen/bukti
penerimaan kas
Dokumen/
bukti penerimaan kas kecil adalah dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas
kecil dari kas besar sebagai pembentukan dana kas kecil.
b. Dokumen/bukti
pengeluaran kas kecil
Dokumen/bukti
pengeluaran kas kecil adalah dokumen yang berkaitan dengan
pengeluaran-pengeluaran kecil yang sering terjadi dalam suatu perusahaan.
Dokumen ini digunakan pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas
kecil.
c.
Bukti
kas keluar (BKK)
Bukti
ini diperlukan pada saat kasir mengeluarkan dana kas, misalnya untuk
pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
d.
Permintaan
pengeluaran kas kecil (PPKK)
Bukti
ini digunakan untuk meminta uang ke pemegang kas kecil dan digunakan sebelum
meminta BKK. Sedangkan bagi pemegang kas kecil, bukti ini sebagai bukti
pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil.
e.
Bukti
pengeluaran kas kecil (BPKK)
Bukti
ini digunakan untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dan pada
saat terjadinys pengeluaran dana kas kecil.
f. permintaan pengisian
kembali kas kecil (PPKKK)
Bukti
ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta pengisian kembali kas kecil
kepada bagian keuangan.
3.
Metode pencatatan
Dana Kas Kecil
Metode pencatatan dana
kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal kas kecil serta proses menjurnal
mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung
dari bijakan akuntansi perusahaan yang telah ditetapkan, yaitu dapat
menggunakan metode dana tetap (Imprest fund method) maupun metode dana tidak
tetap (fluctuation fund method)
a.Metode
Dana Tetap (Imprest Fund Method)
Metode
dana tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil
selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung
melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah
ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan pembukuan
berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan
pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam
jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1)
Pembentukan
dana kas kecil dicatat dengan mendebet perkiraan/akun kas kecil dan mengkredit
kas bank.
2)
Pada saat terjadi transaksi pembayaran, biaya
tidak langsung dicatat dalam jurnal, tetapi ditunda hingga saat pengisian
kembali dana kas kecil.
3)
Pada waktu pengisian kembali dana kas
kecil, pencatatan ayat jurnal dilakukan untuk transaksi pembayaran yang
disertai bukti pembayaran. Pencatatan yang dilakukan adalah dengan cara
mendebet akun biaya yang sesuai dan mengkredit kas bank.
4)
Jika pada akhir penutupan buku belum
dilakukan pengisian kembali dana kas kecil yang telah terpakai, berarti masih
terdapat bukti-bukti pembayaran yang belum dicatat. Agar saldo kas kecil sesuai
dengan keadaan sebenarnya perlu dibuat pencatatan ayat penyesuaian. Pencatatan
dilakukan dengan cara mendebet akun biaya yang sesuai dan mengkredit kas kecil.
Keuntungan metode imprest :
Ø
Menghemat
waktu dalam pembukuan
Ø
Memudahkan
untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan
Ø
Karena
jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara untuk
menentukan jumlah dana perbagian/ unit per periode
Kerugian metode imprest
:
v
Hanya
dapat mengecek saldo kas di akhir bulan / akhir transaksi
v
Petugas
kas kecil atau sekretaris tidak dapat sewaktu-waktu mengambil/mengisi kas
v Tidak dapat sewaktu waktu mengecek dana kas
b. Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund
Method)
Pengisian kas kecil pada
waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil
harus melakukan pencatatan dengan
mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana
kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas
kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.
Dalam
metode dana tidak tetap, saldo kas kecil berubah- ubah. Penggunaan prosedur pencatatan(Fluctuation
Fund Method) adalah sbb:
1) Pada
saat pembentukan dana kas kecil, akan dilakukan pencatatan dengan mendebet kas
kecil dan mengkredit kas
2) Setiap
ada pengeluaran kas kecil, langsung dilakukan pencatatan dengan mendebet beban
dan mengkredit kas kecil.
3) Pengisian
kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih kecil
pada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa kas kecil yang sudah
dikeluarkan .
Keuntungan
menggunakan sistem dana tidak tetap ini adalah:
ü
Saldo
kas kecil dapat diketahui setiap saat
ü
Apabila
dana kas kecil tidak cukup administrasi atau petugas kas kecil dapat
meminta/mengambil dana kembali
ü
Dana
awal tiap periode selalu sama
ü
Mudah
dilakukan pengontrolan terhadap buku kas
Kerugian menggunakan sistem dana tidak tetap adalah:
o
Tidak
dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa